Você foi eleito síndico. Talvez por vontade própria, talvez porque ninguém mais se candidatou. De qualquer forma, agora é sua responsabilidade: um orçamento que pode passar de R$ 100 mil por mês, dezenas (ou centenas) de moradores com expectativas diferentes, fornecedores, funcionários, manutenção, legislação e uma caixa de e-mail que vai lotar antes do fim da primeira semana.
Respira. Existe um caminho lógico para os primeiros 90 dias que separa síndicos organizados de síndicos que apagam incêndio até o fim do mandato.
Semana 1: Transição e documentação
Receba tudo do síndico anterior
Antes de qualquer ação, colete:
- Documentos do condomínio: convenção, regimento interno, atas das últimas assembleias (mínimo 2 anos), CNPJ, alvarás
- Financeiro: balancetes dos últimos 12 meses, extratos bancários, contratos vigentes, pasta de inadimplentes
- Operacional: contratos de manutenção (elevadores, bombas, portaria, limpeza, jardinagem), apólice de seguro, laudos técnicos
- Acesso: senhas do internet banking, sistema de gestão, e-mail do condomínio, câmeras, controle de acesso
- Chaves: de todas as áreas técnicas, casa de máquinas, barrilete, quadro elétrico
Formalize a transição por escrito. Um termo de entrega assinado por ambas as partes protege você e o síndico anterior.
Abra uma conta de e-mail oficial
Se o condomínio não tem, crie: sindico@[nome-do-condominio].com ou use o e-mail do sistema de gestão. Não use seu e-mail pessoal para assuntos do condomínio.
Semanas 2-4: Diagnóstico
Vistoria completa do condomínio
Percorra todas as áreas com o zelador (se houver) e documente com fotos:
- Estrutural: trincas, infiltrações, descascamento de pintura, ferragens expostas
- Hidráulico: vazamentos visíveis, pressão de água, estado das bombas
- Elétrico: quadros de distribuição, iluminação de emergência, geradores
- Segurança: câmeras funcionando, controle de acesso operante, extintores dentro da validade, sinalização de emergência
- Áreas comuns: estado de conservação de pisos, paredes, equipamentos de lazer
- Telhado/cobertura: telhas quebradas, calhas entupidas, impermeabilização
Essa vistoria vira seu “raio-x” do condomínio. É a base para priorizar investimentos e justificar gastos em assembleia.
Auditoria financeira rápida
Você não precisa ser contador, mas precisa entender:
- Saldo atual das contas do condomínio
- Inadimplência: percentual e valor total. Acima de 10% é preocupante, acima de 20% é emergência.
- Fundo de reserva: existe? Está aplicado? Qual o saldo?
- Contratos vigentes: quais vencem nos próximos 6 meses? Algum com renovação automática?
- Despesas fixas vs receita: o condomínio está no azul ou no vermelho?
Se algo parecer irregular, contrate uma auditoria profissional. Custa entre R$ 3.000 e R$ 15.000 dependendo do porte, mas pode evitar problemas de R$ 100 mil.
Conheça os contratos
Leia cada contrato vigente. Marque:
- Data de vencimento
- Cláusula de reajuste
- Multa por rescisão
- Escopo do serviço (o que está incluso e o que não está)
Monte uma planilha simples com todos os contratos, valores e vencimentos. Isso vai te salvar quando precisar renegociar ou trocar fornecedor.
Mês 2: Organização e comunicação
Defina canais de comunicação
Moradores precisam saber como falar com você — e você precisa de limites.
Estrutura recomendada:
- App de gestão (Residente, por exemplo): canal oficial para ocorrências, comunicados e votações
- E-mail do condomínio: para assuntos formais e documentação
- Horário de atendimento: defina dias e horários para atendimento presencial ou por telefone. Síndico não é plantão 24h.
- Grupo de WhatsApp: opcional e perigoso. Se existir, deixe claro que é informativo, não deliberativo. Decisões se tomam em assembleia, não no grupo.
Primeiro comunicado
Envie uma comunicação formal para todos os moradores:
- Apresente-se
- Informe os canais oficiais de comunicação
- Compartilhe o resultado da vistoria (resumo, sem alarmismo)
- Liste as 3-5 prioridades do seu mandato
- Informe a data da próxima assembleia (se aplicável)
Conheça os funcionários
Se o condomínio tem equipe própria, converse individualmente com cada funcionário:
- O que fazem no dia a dia
- Principais dificuldades
- O que funciona e o que não funciona
- Sugestões
Funcionários conhecem o prédio melhor que qualquer morador. Ouvi-los é investimento, não perda de tempo.
Mês 3: Ação e planejamento
Resolva o urgente
Com base na vistoria e no diagnóstico financeiro, ataque primeiro o que:
- Oferece risco à segurança (extintores vencidos, elevadores com laudo pendente, infiltrações em área elétrica)
- Gera prejuízo financeiro (vazamentos, contratos desvantajosos, inadimplência crescente)
- Afeta o dia a dia dos moradores (portaria desorganizada, limpeza deficiente)
Monte o orçamento anual
Com 60-90 dias de gestão, você já tem dados suficientes para montar uma previsão orçamentária:
- Receita mensal (taxa condominial × unidades adimplentes)
- Despesas fixas (salários, contratos, concessionárias)
- Despesas variáveis (manutenção corretiva, materiais)
- Fundo de reserva (mínimo 5-10% da receita)
- Investimentos planejados (pintura, troca de equipamentos, melhorias)
Apresente na próxima assembleia com clareza. Moradores que entendem para onde vai o dinheiro reclamam menos e pagam mais em dia.
Implante um sistema de gestão
Se o condomínio ainda usa planilha Excel, pasta física ou caderno do porteiro, é hora de profissionalizar. Um sistema de gestão condominial organiza:
- Financeiro (boletos, prestação de contas, inadimplência)
- Ocorrências (registros com foto e histórico)
- Comunicação (comunicados, enquetes, atas)
- Reservas (salão de festas, churrasqueira, espaços)
- Documentos (contratos, atas, convenção, regimento)
O custo de um sistema como o Residente é uma fração do que se perde com desorganização.
Erros comuns de síndicos de primeira viagem
- Querer resolver tudo sozinho: delegue ao zelador, ao conselho, à administradora. Síndico coordena, não executa tudo.
- Não documentar: toda decisão, toda conversa importante, todo problema encontrado — por escrito. E-mail vale mais que ligação. Ata vale mais que conversa de corredor.
- Ceder à pressão de moradores barulhentos: a minoria que reclama alto não representa a maioria. Tome decisões baseadas em dados e na convenção, não em quem grita mais.
- Ignorar a inadimplência: cobrar é desconfortável, mas inadimplência descontrolada quebra o condomínio. Tenha um processo claro: notificação → cobrança administrativa → protesto/ação judicial.
- Não fazer assembleia: assembleia é obrigatória (no mínimo anual). É onde você presta contas, aprova orçamento e toma decisões coletivas. Fugir dela é acumular problemas.
Checklist dos primeiros 90 dias
- Receber documentação do síndico anterior (com termo de entrega)
- Obter todos os acessos (banco, sistema, e-mail, câmeras, chaves)
- Fazer vistoria completa com fotos
- Auditar situação financeira
- Mapear todos os contratos vigentes
- Definir canais de comunicação
- Enviar primeiro comunicado aos moradores
- Conversar com todos os funcionários
- Resolver itens urgentes de segurança
- Montar orçamento anual
- Avaliar implantação de sistema de gestão
- Agendar assembleia ordinária (se devida)
Conclusão
Os primeiros 90 dias definem o tom do mandato. Síndico que começa organizado — com documentação em mãos, diagnóstico feito e prioridades claras — ganha credibilidade rápido e evita a armadilha de virar bombeiro apagando incêndio. Comece pelo processo. Os resultados vêm.