Prestação de Contas em Condomínio: Guia Completo para Síndicos

O que é prestação de contas?

Prestação de contas é a apresentação detalhada de toda movimentação financeira do condomínio em determinado período. É obrigação legal do síndico e direito dos condôminos.

O Código Civil (Art. 1.348, VIII) determina que o síndico deve “prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas”.

Mas “anualmente” é o mínimo. A boa prática — e o que evita dor de cabeça — é prestar contas mensalmente.

Por que prestação de contas importa?

Para o síndico

Proteção jurídica: Documentação de toda a gestão financeira
Credibilidade: Transparência gera confiança dos moradores
Controle: Obriga organização das finanças
Defesa: Em caso de questionamento, tem tudo documentado

Para os moradores

Transparência: Sabem onde o dinheiro está sendo aplicado
Fiscalização: Podem identificar irregularidades
Participação: Base para decisões em assembleia
Confiança: Síndico que presta contas é síndico confiável

O que deve conter na prestação de contas

1. Receitas

Ordinárias:

Taxa condominial por unidade
Multas por atraso
Juros de mora
Rendimentos de aplicações (fundo de reserva)

Extraordinárias:

Rateios extras aprovados em assembleia
Multas por infração ao regulamento
Aluguel de espaços (se houver)
Indenizações recebidas

2. Despesas

Pessoal:

Salários de funcionários
Encargos (INSS, FGTS)
Vale-transporte, vale-refeição
Férias e 13º (provisão)
Rescisões (se houver)

Manutenção:

Manutenção de elevadores
Manutenção de bombas
Jardinagem
Limpeza
Pequenos reparos
Manutenção de portões/cancelas

Consumo:

Água
Energia elétrica (áreas comuns)
Gás (se aplicável)

Serviços:

Segurança/vigilância
Contabilidade
Advocacia
Software de gestão

Administrativas:

Material de escritório
Material de limpeza
Taxas bancárias
Correios

Seguros:

Seguro obrigatório
Seguro de vida funcionários

3. Resumo financeiro

Saldo anterior
Total de receitas
Total de despesas
Saldo atual
Fundo de reserva (saldo)
Inadimplência (valor e %)

4. Comparativos

Orçado vs realizado
Mês atual vs mês anterior
Mês atual vs mesmo mês ano anterior
Evolução da inadimplência

Formato da prestação de contas

Estrutura recomendada

1. RESUMO EXECUTIVO
   - Saldo inicial: R$ X
   - Receitas: R$ Y
   - Despesas: R$ Z
   - Saldo final: R$ W
   - Inadimplência: X%

2. RECEITAS DETALHADAS
   [Tabela com todas as receitas]

3. DESPESAS DETALHADAS
   [Tabela com todas as despesas por categoria]

4. INADIMPLÊNCIA
   [Lista de unidades inadimplentes - sem expor nomes]

5. FUNDO DE RESERVA
   - Saldo anterior
   - Aportes
   - Rendimentos
   - Utilizações
   - Saldo atual

6. PREVISÃO PRÓXIMO MÊS
   [Despesas já contratadas/previstas]

7. OBSERVAÇÕES
   [Notas relevantes do período]

Dicas de apresentação

Seja visual:

Gráficos de pizza para composição de despesas
Gráfico de barras para evolução de receitas/despesas
Indicadores destacados (saldo, inadimplência)

Seja claro:

Evite jargões contábeis quando possível
Explique variações significativas
Use cores para destacar (verde=positivo, vermelho=atenção)

Seja completo mas objetivo:

Detalhamento disponível para quem quiser aprofundar
Resumo executivo para visão rápida

Frequência da prestação de contas

Mensal (recomendado)

Divulgado até o dia 15 do mês seguinte
Disponível no app/mural para todos os moradores
Não precisa de assembleia para cada mês

Trimestral

Apresentação mais detalhada
Pode incluir análise de tendências
Reunião do conselho fiscal

Anual

Obrigatória por lei
Apresentada em assembleia
Aprovação formal dos condôminos
Base para definição de orçamento do próximo ano

Prestação de contas digital vs manual

Manual (planilhas)

Processo:

Coletar extratos bancários
Lançar receitas e despesas em planilha
Categorizar cada lançamento
Consolidar informações
Formatar relatório
Enviar por email ou imprimir

Tempo médio: 6-10 horas por mês

Problemas:

Erro de digitação = relatório errado
Versões diferentes do arquivo
Formatação trabalhosa
Buscar informação antiga = pesadelo

Digital (sistema de gestão)

Processo:

(Receitas e despesas já estão no sistema)
Clicar em “Gerar prestação de contas”
Selecionar período
Exportar PDF ou publicar no app

Tempo médio: 5 minutos

Vantagens:

Dados já consolidados
Zero erro de digitação
Histórico preservado
Moradores acessam quando quiserem

Erros comuns na prestação de contas

1. Não prestar contas

O pior erro. Síndico que não presta contas:

Perde credibilidade
Gera desconfiança
Pode responder judicialmente
Facilita que problemas cresçam escondidos

2. Prestar contas incompletas

Mostrar só receitas e despesas totais sem detalhamento. Moradores querem saber:

Quanto gastou com cada fornecedor
Como está a inadimplência
Onde foi cada centavo

3. Linguagem inacessível

Relatório que parece feito pra contador. Morador médio não entende:

“Provisão de férias e 13º”
“Apropriação de despesas”
“Regime de competência”

Traduza para linguagem simples ou explique os termos.

4. Não explicar variações

Despesa de manutenção subiu 200% no mês. Por quê? Se não explicar, gera especulação.

Sempre comente variações significativas (>20% do orçado).

5. Esconder inadimplência

Alguns síndicos evitam mostrar inadimplência pra não “expor” o problema. Erro. Moradores têm direito de saber. Não precisa expor nomes, mas o percentual e valor são essenciais.

6. Não guardar comprovantes

Prestação de contas sem documentação de suporte é papel sem valor. Todo gasto precisa de:

Nota fiscal ou recibo
Comprovante de pagamento
Contrato (se aplicável)

O papel do conselho fiscal

O conselho fiscal (quando existe) deve:

Revisar a prestação de contas antes da divulgação
Conferir documentação de suporte (amostragem)
Assinar parecer de aprovação
Reportar irregularidades se encontrar

Importante: Conselho fiscal não é obrigatório, mas recomendado. Divide responsabilidade e aumenta credibilidade.

Aprovação em assembleia

Prestação de contas anual

Na assembleia ordinária anual:

Síndico apresenta prestação de contas do exercício
Conselho fiscal dá parecer
Condôminos fazem perguntas
Votação de aprovação

Quórum: Maioria simples dos presentes.

Se rejeitada: Síndico deve esclarecer pontos contestados. Pode ser convocada nova assembleia. Em casos graves, pode haver destituição.

Dicas para apresentação

Prepare-se para perguntas difíceis
Tenha documentação de suporte disponível
Use projetor/tela para mostrar números
Seja transparente sobre problemas
Proponha soluções junto com problemas

Automatizando a prestação de contas

Sistema de gestão condominial moderno automatiza 90% do trabalho:

Receitas:

Boletos emitidos pelo sistema
Pagamentos baixados automaticamente
Inadimplência calculada em tempo real

Despesas:

Cadastradas conforme ocorrem
Categorizadas no lançamento
Comprovantes anexados digitalmente

Relatório:

Gerado com um clique
Formatação padronizada
Disponível no app 24/7
Histórico completo

Resultado: Síndico gasta 5 minutos por mês em vez de 10 horas.

Conclusão

Prestação de contas não é burocracia — é a base da confiança entre síndico e moradores.

Síndico que presta contas de forma clara, completa e frequente:

Não tem problema em assembleia
Não é questionado no elevador
Não vive com medo de “auditoria surpresa”

A tecnologia existe para facilitar. Use-a.