São 19h de sexta-feira. O delivery chega na portaria. O porteiro liga pro apartamento, ninguém atende. Liga de novo, caixa postal. O entregador fica esperando. A fila na portaria cresce. Outro morador chega com três convidados para o jantar, mas esqueceu de autorizar. O porteiro tenta resolver tudo ao mesmo tempo, com um caderno quadriculado, uma caneta falhando e zero sistema.
Essa cena acontece toda semana em condomínios por todo o Brasil. A gestão de visitantes é um dos pontos mais críticos da operação condominial — afeta segurança, agilidade e a experiência de quem mora e de quem visita. E a diferença entre o caos e a eficiência está em processo e tecnologia.
Por que gestão de visitantes importa
Segurança
Visitante não identificado é risco. Em 67% dos casos de furto em condomínios, o criminoso entrou pela portaria se passando por visitante, prestador de serviço ou entregador (dados da Pesquisa Nacional de Vitimização, 2023).
Responsabilidade legal
Se um visitante sofre um acidente em área comum ou comete um ato ilícito dentro do condomínio, a gestão pode ser questionada sobre os procedimentos de entrada. Registro documentado de quem entrou, quando e autorizado por quem é proteção jurídica.
Experiência do morador
Visitante esperando 15 minutos na portaria não é “segurança” — é ineficiência. O morador que precisa descer para buscar o próprio convidado porque o sistema falhou está pagando taxa condominial por um serviço que não funciona.
Modelo atual: o que não funciona
Caderno de portaria
Registro manual com nome, RG, apartamento visitado e horário. Problemas:
- Letra ilegível
- Dados incompletos (visitante que “esqueceu o documento”)
- Impossível consultar histórico rapidamente
- Não atende à LGPD (dados pessoais em caderno aberto, acessível a qualquer pessoa)
- Fácil de fraudar
Ligação para o apartamento
O porteiro liga, o morador confirma ou não. Problemas:
- Morador não atende (banho, fone de ouvido, não está em casa)
- Demora na confirmação = fila na portaria
- Não há registro da autorização (se o morador depois negar que autorizou, é palavra contra palavra)
Autorização verbal
“Pode deixar subir, ele é meu amigo.” Sem registro, sem documento, sem rastro. É o modelo menos seguro que existe.
Como estruturar uma gestão eficiente
1. Pré-autorização pelo morador
O morador cadastra o visitante antes da chegada. Informa nome, documento, data e horário previsto, e se é visitante pontual ou recorrente.
Quando o visitante chega, o porteiro confirma os dados no sistema e libera. Sem ligação, sem espera.
Para visitantes recorrentes (parentes, diarista, personal trainer): cadastro único com validade definida. O porteiro só confirma identidade na entrada.
2. Identificação na portaria
O mínimo: nome completo e documento com foto. O ideal: registro fotográfico na entrada (câmera na portaria que vincula a foto ao cadastro).
Prestadores de serviço exigem atenção extra:
- Verificar se a empresa é contratada pelo condomínio ou pelo morador
- Registrar nome, empresa, documento e motivo da visita
- Crachá provisório durante a permanência
- Registro de saída obrigatório
3. Controle de saída
Tão importante quanto registrar a entrada. Saber que o visitante do apartamento 502 entrou às 14h e ainda não saiu às 23h é informação relevante para a segurança.
Portaria com catraca ou cancela integrada ao sistema registra entrada e saída automaticamente. Sem catraca, o porteiro precisa registrar manualmente — e isso falha com frequência.
4. Delivery e encomendas
O fluxo de entregas explodiu. Um condomínio médio recebe 30 a 80 entregas por dia (dados de condomínios que usam controle digital em 2025).
Modelo eficiente:
- Entregador não sobe. Entrega na portaria ou em armário inteligente (locker)
- Morador é notificado automaticamente
- Registro fotográfico da encomenda (evita “eu não recebi”)
- Prazo para retirada (encomendas acumuladas viram problema)
5. Motoristas de app
Uber, 99, iFood — entram e saem do condomínio dezenas de vezes por dia. Registrar cada um individualmente é inviável.
Modelo prático:
- Motorista de app não entra na garagem (salvo convenção do condomínio)
- Área de embarque/desembarque próxima à portaria
- Morador desce para encontrar o motorista
- Se o condomínio permite entrada: registro de placa automático por câmera OCR
Tecnologia disponível
QR Code dinâmico
O morador gera um QR code no app do condomínio e envia ao visitante. Na portaria, o visitante apresenta o código, que é validado automaticamente. Expira após o uso ou no horário definido.
Vantagens: Sem necessidade de ligação, registro automático, funciona para delivery e visitantes.
Reconhecimento facial
Visitantes recorrentes cadastrados com biometria facial. A câmera identifica e libera (ou notifica o porteiro para liberação manual).
Consideração: A LGPD classifica dados biométricos como sensíveis. Exige consentimento explícito, finalidade específica e armazenamento seguro. O condomínio precisa ter política de privacidade e base legal para o tratamento.
Leitura de placa (OCR)
Câmeras na entrada da garagem leem a placa e verificam se está cadastrada. Libera automaticamente moradores e visitantes pré-autorizados.
Vantagem: Elimina controle remoto (que pode ser clonado) e tag (que pode ser emprestada).
Totem de autoatendimento
Visitante se identifica no totem (documento + foto), o sistema notifica o morador, e a liberação é feita pelo app. Porteiro supervisiona, mas não precisa operar cada entrada.
LGPD na gestão de visitantes
A coleta de dados de visitantes (nome, RG, foto, placa) é tratamento de dados pessoais. O condomínio é o controlador e precisa observar:
Base legal: Legítimo interesse do condomínio na segurança (art. 7, IX da LGPD). Para biometria (dado sensível): consentimento explícito.
Princípios:
- Coletar apenas dados necessários (não peça CPF se o RG já identifica)
- Informar a finalidade (placa na portaria: “Seus dados são coletados para controle de acesso e segurança”)
- Definir prazo de retenção (manter registro de visitantes por 90 dias é razoável; 5 anos é excessivo)
- Garantir acesso e exclusão quando solicitado
Na prática: O caderno de portaria aberto na mesa viola a LGPD. Qualquer visitante que passa vê os dados do visitante anterior. Sistema digital com acesso restrito por senha é o mínimo.
Regimento interno: o que incluir sobre visitantes
O regimento deve prever:
Procedimento de autorização — Como o morador autoriza (app, telefone, presencial). Prazo mínimo para pré-autorização.
Documentos exigidos — Documento com foto para todos. Menores acompanhados não precisam de documento próprio.
Horários de visitação — Se houver restrição (obras, mudanças, prestadores de serviço).
Responsabilidade do morador — O morador é responsável pelo comportamento do visitante em áreas comuns.
Limite de visitantes — Para eventos (festas em apartamento, uso do salão). Definir quantidade máxima e procedimento de comunicação.
Prestadores de serviço — Horário permitido, necessidade de acompanhamento, áreas de acesso.
Recusa de entrada — Em quais situações o porteiro pode recusar (visitante sem documento, não autorizado, visivelmente alterado).
Métricas que o síndico deveria acompanhar
- Tempo médio de liberação — Da chegada à entrada. Meta: menos de 2 minutos para visitantes pré-autorizados.
- Volume diário por tipo — Visitantes, prestadores, delivery. Ajuda a dimensionar a operação.
- Incidentes — Visitantes não autorizados que tentaram entrar, recusas, reclamações.
- Taxa de pré-autorização — Percentual de visitantes que chegam já autorizados. Meta: acima de 70%.
Como o Residente facilita a gestão de visitantes
Pré-autorização por app, QR code para visitantes, registro automático de entrada e saída, notificações em tempo real para moradores e histórico completo de acessos — tudo isso o Residente entrega. O porteiro ganha agilidade, o morador ganha comodidade e o síndico ganha controle e dados para melhorar a operação continuamente.