O volume de compras online no Brasil cresceu 18% em 2025, segundo a ABComm. Para condomínios, isso significa mais pacotes por dia na portaria — e mais chances de extravio, troca ou reclamação.
Um condomínio de 200 unidades recebe, em média, 40-60 encomendas por dia. Na Black Friday, esse número triplica. Sem sistema de controle, a portaria vira depósito e o caderno de anotações vira fonte de conflito.
O problema com o controle manual
A maioria dos condomínios ainda registra encomendas em caderno ou planilha:
- Porteiro anota nome, unidade, data, tipo de pacote
- Morador assina quando retira
- Ninguém confere se todas as entregas foram registradas
Os problemas são previsíveis:
- Letra ilegível → morador não é notificado
- Pacote registrado na unidade errada → outro morador retira
- Morador não sabe que tem encomenda → pacote fica dias na portaria
- Extravio → ninguém sabe se foi entregue, devolvido ou perdido
O que um bom sistema de encomendas faz
Registro na chegada
Quando o entregador chega, o porteiro registra:
- Foto do pacote (prova visual)
- Remetente (Mercado Livre, Amazon, Correios, etc.)
- Unidade destinatária
- Data e hora do recebimento
- Tipo (envelope, caixa pequena, caixa grande, perecível)
Notificação automática
Assim que o registro é feito, o morador recebe notificação no app:
“Você tem uma encomenda na portaria. Remetente: Mercado Livre. Recebida às 14:32.”
Sem depender de recado verbal, bilhete no elevador ou grupo de WhatsApp.
Retirada com confirmação
O morador vai à portaria, identifica-se, e o sistema registra:
- Quem retirou (nome + unidade)
- Data e hora da retirada
- Assinatura digital ou confirmação no app
Histórico completo
Qualquer dúvida sobre uma encomenda é resolvida em segundos:
- “Chegou pacote pra mim ontem?” → Consulta por unidade e data
- “Quem retirou minha encomenda?” → Registro de retirada com nome e hora
- “A portaria recebeu um pacote dos Correios?” → Busca por remetente
Fluxo ideal de encomendas
Entrega → Registro (foto + dados) → Notificação ao morador → Retirada com confirmação → Histórico
Cada etapa gera um registro. Se qualquer coisa der errado, há rastreabilidade completa.
Tipos de encomenda que precisam de atenção especial
Perecíveis
Alimentos, medicamentos refrigerados, flores. Precisam de:
- Flag de “urgente/perecível” no registro
- Notificação imediata com destaque
- Prazo máximo de retirada (4-6h)
- Local adequado de armazenamento (sombra, refrigeração se disponível)
Grandes volumes
Móveis, eletrodomésticos, materiais de obra. Precisam de:
- Agendamento de entrega (evitar lotação na portaria)
- Uso de elevador de serviço
- Registro fotográfico de condição na entrega
Correspondência registrada
Cartas registradas, notificações judiciais, documentos com AR. Precisam de:
- Registro com número de rastreio
- Notificação prioritária
- Confirmação de recebimento pelo titular da unidade
Entregas de aplicativo (iFood, Rappi)
Não ficam na portaria — são entregues diretamente. Mas o porteiro precisa:
- Confirmar com o morador antes de liberar o entregador
- Registrar entrada e saída do entregador
Responsabilidade: de quem é o pacote?
Ponto importante: o condomínio não é obrigatoriamente responsável por encomendas. A responsabilidade é do morador e da transportadora.
Porém, se o condomínio aceita receber encomendas (e a maioria aceita), assume dever de guarda. Ou seja:
- Se o porteiro recebeu e registrou → condomínio responde pela guarda até a retirada
- Se o porteiro recebeu sem registrar → condomínio pode responder por extravio
- Se o porteiro recusou a entrega → sem responsabilidade
Por isso o registro digital é proteção jurídica: prova que recebeu, prova que notificou, prova que entregou ao morador.
Métricas para acompanhar
| Métrica | Referência saudável |
|---|---|
| Tempo médio entre recebimento e retirada | < 24h |
| Encomendas pendentes há +48h | < 5% |
| Extravios por mês | 0 |
| Reclamações sobre entregas | < 2/mês |
Se o tempo médio de retirada passa de 24h, o problema pode ser notificação (morador não sabe) ou espaço (portaria lotada e morador adia a retirada).
Como o Residente gerencia encomendas
O módulo de encomendas do Residente digitaliza o processo:
- Registro rápido: porteiro registra em segundos pelo painel — foto, remetente, unidade
- Notificação push: morador recebe alerta no app instantaneamente
- Retirada digital: confirmação pelo app ou assinatura na portaria
- Busca e histórico: consulta por unidade, data, remetente ou status
- Relatórios: volume de encomendas por período, tempo médio de retirada, pendências
A portaria ganha agilidade. O morador ganha visibilidade. A administração ganha proteção.
Dicas de implementação
Treine os porteiros. O sistema é simples, mas a mudança de hábito leva 1-2 semanas. Acompanhe de perto no início.
Comunique os moradores. Avise que o condomínio adotou controle digital e que eles receberão notificações no app. Inclua instruções de como baixar e configurar.
Defina prazo de retirada. Estipule 48-72h para retirada. Após o prazo, notifique novamente. Se passar de 7 dias, entre em contato direto.
Tenha espaço adequado. Um condomínio de 200 unidades precisa de espaço para armazenar 40-60 pacotes simultaneamente. Prateleiras identificadas por bloco/torre ajudam.
Registre sempre com foto. A foto do pacote na chegada é a prova mais importante. Se o morador reclamar de dano, a foto mostra se já chegou assim ou se aconteceu na portaria.
O controle de encomendas é uma das demandas mais imediatas dos moradores. Resolver isso bem gera satisfação rápida e reduz atrito com a portaria.
Conheça o módulo de encomendas do Residente →