Se você acabou de assumir a gestão do condomínio, provavelmente já recebeu três demandas antes do primeiro bom dia: boleto atrasado, vazamento e briga no grupo. O risco é começar apagando incêndio e ficar meses sem organizar o básico.
Este checklist é um roteiro para os primeiros 90 dias. A ideia é simples: primeiro você enxerga o cenário, depois coloca as finanças em ordem, e só então “arruma a casa” com processos e manutenção.
O objetivo dos 90 dias (sem romantizar)
Em 3 meses, você não vai “resolver tudo”. O que dá para fazer é:
- Saber onde o condomínio está (dinheiro, contratos, problemas recorrentes)
- Reduzir risco (segurança, manutenção crítica, compliance mínimo)
- Estabelecer rotina (comunicação, prestação de contas, fluxo de pedidos)
Se você fizer isso, o resto do mandato fica muito mais leve.
Checklist resumido por fase
| Fase | Foco | Resultado esperado |
|---|---|---|
| Dias 1–15 | Diagnóstico e acesso às informações | Você para de “adivinhar” |
| Dias 16–45 | Finanças, contratos e prioridades | A conta fecha e você sabe o que cortar |
| Dias 46–90 | Rotina, manutenção e comunicação | O condomínio funciona sem depender do improviso |
A seguir, o passo a passo com o nível de detalhe que você precisa para executar.
Dias 1–15: diagnóstico (e acesso a tudo)
1) Peça (e organize) os documentos essenciais
Sem isso, qualquer decisão vira palpite. Crie uma pasta (digital e física) com:
- Convenção e regimento interno
- Atas das últimas assembleias (pelo menos 12 meses)
- Balancetes e demonstrativos (12 meses)
- Contratos com fornecedores (portaria, limpeza, elevador, manutenção, administradora)
- Apólices de seguro e certificados (quando existir)
- Relatórios de manutenção (elevadores, bombas, portões, SPDA)
Dica prática: se você já usa um sistema/app de gestão, centralize ali. Se ainda não usa, ao menos mantenha uma pasta compartilhada com controle de acesso.
2) Faça um “giro” no condomínio em 60 minutos
Caminhe com um olhar de risco. Anote tudo em uma lista simples:
- Portões e fechaduras funcionando?
- Iluminação das áreas comuns ok?
- Casa de máquinas (bomba, quadro elétrico) organizada ou “gambiarra”?
- Portas corta-fogo fecham sozinhas? (quando houver)
- Vazamentos aparentes e infiltrações
- Quadro de avisos e comunicação: existe canal oficial?
Não é hora de resolver. É hora de mapear.
3) Entenda o “mapa de dores” dos moradores
Você não precisa abrir a caixa de Pandora, mas precisa identificar padrão. Faça 1 pergunta objetiva:
“Se você pudesse resolver 1 coisa do condomínio nos próximos 30 dias, qual seria?”
Colete 20–30 respostas (portaria, barulho, vaga, água, obra, etc.). Isso vira sua pauta de prioridades e ajuda a diminuir ruído no começo.
4) Verifique o básico da manutenção preventiva
Mesmo que você não tenha tempo, confira se existe um calendário. Se não existir, seu próximo passo é criar um (veja o bloco de Dias 46–90).
Para começar, leia este guia e compare com a realidade:
5) Faça um raio-X do caixa (sem entrar em pânico)
Pegue:
- Saldo em conta e aplicações
- Fundo de reserva (separado? aplicado?)
- Inadimplência atual (% e valor)
- Despesas fixas vs variáveis
Se você não tem clareza sobre “o que entra e o que sai”, comece por um modelo de prestação de contas mais legível:
Dias 16–45: finanças, contratos e prioridades
6) Liste os 10 maiores custos e marque o que é renegociável
Não é sobre “cortar por cortar”. É sobre identificar onde dá para ajustar sem piorar o serviço.
Exemplos típicos:
- Telefonia e internet (planos antigos)
- Manutenção com contrato “cegamente renovado”
- Compras recorrentes sem cotação (materiais de limpeza)
- Energia das áreas comuns (iluminação, bombas, portões)
Se você quer um guia para redução sem cair em cilada, vale ler:
7) Revise contratos com uma pergunta: “o que acontece se der problema?”
Um contrato bom não é só preço. Ele deixa claro:
- SLA (prazo de atendimento)
- O que está incluso e o que vira “extra”
- Multa por descumprimento
- Responsabilidade por danos
Monte uma tabela de controle (pode ser simples):
| Fornecedor | Valor/mês | Vigência | SLA | Observações |
|---|---|---|---|---|
| Elevador | R$ ____ | até //__ | __h | Peças inclusas? |
| Portaria | R$ ____ | até //__ | __ | Substituição? |
| Limpeza | R$ ____ | até //__ | __ | Escopo claro? |
8) Defina 3 prioridades com critério (não com barulho)
Use este filtro:
- Segurança e risco (acesso, incêndio, elétrica, elevador)
- Dinheiro (vazamento de caixa, inadimplência, contrato caro)
- Convivência (regras claras, canal de comunicação)
Se tudo é prioridade, nada é prioridade.
9) Arrume a comunicação oficial (para reduzir ruído)
Um síndico perde tempo porque os pedidos chegam por 7 canais diferentes (WhatsApp, porteiro, bilhete, direct, ligação). Defina:
- Canal oficial (app, e-mail, formulário)
- Horário de resposta
- O que é emergência e o que é solicitação comum
Se você ainda não tem um canal estruturado, este post dá um caminho:
Dias 46–90: rotina que sustenta o resto do mandato
10) Crie um calendário realista de manutenção (e publique)
Aqui a regra é: o que não está no calendário, não acontece.
Inclua no mínimo:
- Elevadores (mensal)
- Bombas e casa de máquinas (mensal)
- Portões e interfonia (mensal)
- Limpeza de caixa d’água (semestral/anual, conforme regra local)
- Inspeções elétricas e SPDA (periodicidade conforme laudo)
Quando o morador vê o calendário, cai a sensação de “ninguém faz nada”.
11) Organize o fluxo de obras e reformas
Obra mal controlada vira barulho, entulho e risco. Tenha:
- Termo de responsabilidade
- Horário permitido
- Regras para elevador e áreas comuns
Para detalhar isso com o que costuma dar problema, use:
12) Estruture a prestação de contas (para evitar desgaste)
A transparência que funciona é simples:
- Um resumo mensal (1 página) com entradas/saídas e saldo
- 3 maiores despesas do mês com justificativa
- Acompanhamento de inadimplência
Quando você faz isso desde o início, o condomínio para de discutir “achismo”.
13) Monte um “kit de respostas prontas”
Isso reduz desgaste e mantém o tom profissional. Exemplos:
- “Recebemos sua solicitação. Prazo de retorno: até X dias úteis.”
- “Barulho: regra do regimento + como registrar ocorrência.”
- “Entrega: fluxo e horário.”
14) Planeje sua primeira assembleia com pauta enxuta
Pauta longa demais vira assembleia interminável. Prefira 3–5 itens objetivos:
- Aprovar prioridades do trimestre
- Aprovar orçamento/reajustes quando necessário
- Deliberar sobre contratos críticos
Se for online/híbrida, vale este guia:
Um roteiro de 90 dias (para você imprimir)
Se você quiser algo bem operacional, aqui vai um modelo:
| Semana | O que fazer | Entregável |
|---|---|---|
| 1 | Reunir documentos e acessos | Pasta organizada + senhas/contatos |
| 2 | Giro de risco + mapa de dores | Lista priorizada (top 10) |
| 3 | Raio-X do caixa e inadimplência | Relatório simples (1 página) |
| 4–5 | Revisar contratos e despesas | Planilha de contratos + próximos vencimentos |
| 6 | Definir canal oficial e regras | Comunicado aos moradores |
| 7–8 | Calendário de manutenção | Cronograma publicado |
| 9–10 | Fluxo de obras e mudanças | Procedimento padrão |
| 11–12 | Prestação de contas + assembleia | Modelo mensal + pauta |
Fechamento: você não precisa “virar 3 pessoas”
O que dá errado na gestão não é falta de esforço. É falta de sistema: informação espalhada, pedidos sem fila, contratos sem controle.
Se você quer centralizar comunicação, demandas e rotinas do condomínio em um só lugar, conheça o Residente. Ele ajuda a organizar solicitações, comunicados e histórico de forma que você não dependa do improviso para administrar.